Políticas y Procedimientos de la Casa Editorial UADY
Presentación
En la UADY existe una tradición editorial que se remonta a varios lustros, la cual se ha caracterizado por su pluralidad y, aunque han transcurrido varias etapas, la labor editorial ha sido constante y siempre considerada una actividad intrínseca a la vida universitaria.
La Universidad pretende hoy consolidar la labor editorial como una respuesta a su origen y función social, asumiendo su papel de promotora y preservadora de la cultura universal. Así, mediante Acuerdo de Rectoría Número Veintiséis, de fecha 8 de marzo de 2018, surge la Casa Editorial UADY, espacio abierto para la comunidad universitaria y la sociedad en general, enfocada a la publicación de obras innovadoras, pertinentes, de relevancia académica y/o cultural y con calidad técnica, para su difusión y distribución nacional e internacional.
Para el logro de los objetivos de la Casa Editorial UADY, es necesario emitir políticas institucionales que orienten y dirijan la actividad editorial correspondiente. Considerando lo anterior, el presente documento contiene las políticas y procedimientos que regularán el funcionamiento y la estructura organizativa de la Casa Editorial UADY.
Las políticas y procedimientos tienen como objetivo asegurar el adecuado desempeño de la operación interna de la Casa Editorial UADY, con altos estándares de calidad para maximizar la difusión del conocimiento generado por los universitarios a través de obras editoriales, lo cual contribuirá a que la Universidad Autónoma de Yucatán tenga un papel preponderante en la extensión de la cultura, consolidándose como una institución con enfoque global, que participa activamente en redes interdisciplinarias de formación, desarrollo científico, humanístico, tecnológico, cultural y de innovación.
Las políticas establecidas estarán vigentes a partir de su autorización y divulgación oficial y se mantendrán en tanto no sean anunciadas, de manera alguna, otras que las modifiquen.
1. Objetivo
Establecer las reglas de organización y funcionamiento de la Casa Editorial UADY, en relación con las actividades de recepción, emisión de dictámenes, edición, registro, publicación, distribución, comercialización y promoción de obras literarias, científicas, técnicas o artísticas.
2. Revisión de las políticas
Corresponderá al titular de la Dirección General de Vinculación Universitaria, previo acuerdo con el rector, la emisión, revisión, actualización y difusión de las políticas. Las presentes políticas estarán sujetas a las modificaciones que se consideren necesarias, para lo cual deberán revisarse, al menos, una vez al año si cambia o mejora significativamente la estructura orgánica y funcional de la Casa Editorial UADY.
3. Marco legal
- Ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Yucatán
- Estatuto General de la Universidad Autónoma de Yucatán
- Ley Federal del Derecho de Autor y su Reglamento
- Tratados internacionales aprobados por México en materia del derecho de autor
- Decreto de Depósito Legal
- Demás legislación aplicable
4. Definiciones
Acceso abierto: Puesta a disposición del público de determinadas obras digitales, para su uso gratuito y sin restricciones.
Autor: Persona que ha creado una obra científica, literaria o artística.
Coedición: Edición de una obra en la que dos o más editores participen.
Comercialización: Conjunto de estrategias y procesos para comunicar e intercambiar ofertas de valor para los usuarios respecto de las obras publicadas por la Casa Editorial UADY.
Derecho de autor: Es el reconocimiento que hace el Estado en favor de todo creador de obras literarias y artísticas, en virtud del cual otorga su protección para que el autor goce de prerrogativas y privilegios exclusivos de carácter personal y patrimonial. Los primeros integran el llamado derecho moral y los segundos, el patrimonial.
Distribución: Puesta a disposición del público de las obras publicadas por la Casa Editorial UADY, mediante venta, acceso abierto, arrendamiento y, en general, cualquier otra forma.
Editor: La persona física o moral que selecciona o concibe una edición y realiza por sí o a través de terceros su elaboración.
Formato de recepción: Documento por el cual el o los autores se registran para someter a los procesos de evaluación de la Casa Editorial UADY una obra para su posible publicación.
Guía de Estilo de la Casa Editorial UADY: Documento que establece normas y criterios de estilo, mismos que rigen el campo editorial en lo general, pero a la vez, en particular, se fundamentan en la experiencia del quehacer cotidiano en el proceso de edición de la UADY.
ISBN: El Número Internacional Normalizado del Libro (ISBN por sus siglas en inglés, International Standard Book Number) es un identificador internacional que se asigna a una publicación o edición monográfica de forma exclusiva, relacionado con un título, su editor, el país donde se publica y las características editoriales de la edición.
Libro: Es toda publicación unitaria, no periódica, de carácter literario, artístico, científico, técnico, educativo, informativo o recreativo, impresa en cualquier soporte, cuya edición se haga en su totalidad de una sola vez en un volumen o a intervalos en varios volúmenes o fascículos, con un mínimo de cuarenta y nueve páginas. Comprenderá también los materiales complementarios en cualquier tipo de soporte, incluido el electrónico, que conformen, conjuntamente con el libro, un todo unitario que no pueda comercializarse separadamente.
Libro electrónico: Obra en formato adecuado para leerse en un dispositivo electrónico.
Proceso editorial: Conjunto de actividades que comprende la recepción, emisión del dictamen correspondiente, edición, diseño, reproducción, distribución y comercialización, en su caso, de una obra.
Promoción: Conjunto de actividades llevadas a cabo con la finalidad de dar a conocer las obras publicadas bajo el sello de la Casa Editorial UADY.
Plataforma digital: Canal de distribución electrónico en el cual se ponen a disposición del público en general las obras editadas por la Casa Editorial UADY. Publicación: La reproducción de la obra en forma tangible y su puesta a disposición del público mediante ejemplares, o su almacenamiento permanente o provisional por medios electrónicos, que permitan al público leerla o conocerla visual, táctil o auditivamente.
Reedición: Proceso en el cual se modifica una obra ya publicada, con la finalidad de mejorarla o corregirla.
Regalías: Remuneración generada por el uso y explotación de una obra, en cualquier medio o forma.
Reimpresión: Nueva impresión de una obra, en un tiraje establecido y sin alterar ninguna de sus características anteriores.
Sello editorial: Elemento gráfico que distingue y da soporte a las publicaciones de la Casa Editorial de la Universidad Autónoma de Yucatán.
5. Cesión de derechos
El o los autores de cualquier obra que sea publicada por la Casa Editorial UADY cederán sus derechos patrimoniales, para que dichos textos se publiquen y distribuyan en versión impresa y/o electrónica. El o los autores conservarán sus derechos morales, de conformidad con lo previsto por la Ley Federal del Derecho de Autor.
6. De las funciones de la casa editorial uady
La Casa Editorial UADY tendrá las funciones siguientes:
- Publicar obras que contribuyan al avance del conocimiento, la preservación de la cultura regional, nacional e internacional, con criterios de calidad, relevancia, trascendencia y pertinencia.
- Promover y facilitar la publicación de obras científicas, tecnológicas y humanísticas originales que respondan a las necesidades identificadas dentro de la misión y funciones sustantivas universitarias.
- Fortalecer el alcance, disponibilidad y visibilidad de sus publicaciones mediante la producción de versiones electrónicas, venta en línea, priorizando el acceso abierto de las obras y haciendo un amplio uso de las tecnologías de la información y la comunicación disponibles. Publicar bajo el sello editorial de la Universidad, o en coedición, obras que
- no pertenezcan a la planta de investigadores, que sean de interés para la comunidad universitaria, científica o la sociedad en general.
- Someter a consideración del rector, por conducto del secretario del Consejo Editorial, aquellas obras dictaminadas favorablemente por el Consejo Editorial, para determinar en definitiva si serán publicadas o no.
- Editar y diseñar las obras que serán publicadas en los formatos aprobados.
- Administrar la plataforma digital del acervo de obras publicadas.
- Tramitar el ISBN ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor. Realizar el catálogo editorial de novedades de la Universidad.
- Promover y difundir las obras editadas por la Universidad a nivel nacional e internacional.
- Llevar a cabo eventos, círculos literarios, ferias y, en general, cualesquiera actos de difusión, promoción, distribución y/o comercialización de las obras publicadas.
- En general, todas aquellas necesarias para el logro de los fines de la Casa Editorial UADY.
6.1 Colaboración con otras editoriales
En la búsqueda de calidad e innovación, la Casa Editorial UADY mantendrá y promoverá relaciones de comunicación y estrecha colaboración con otras editoriales, nacionales o extranjeras, de reconocido prestigio, así como con los proveedores de servicios del proceso editorial, para el cumplimiento de sus fines.
7. De la coordinadinación administrativa de publicaciones y
PROMOCIÓN EDITORIAL
7.1 Adscripción
La Casa Editorial UADY estará adscrita a la Coordinación Administrativa de Publicaciones y Promoción Editorial, de la Dirección General de Vinculación Universitaria.
7.2 Funcionamiento y gestión de recursos
Corresponderá al Director General de Vinculación Universitaria y al coordinador administrativo de publicaciones y promoción editorial, la obligación de asegurar el adecuado funcionamiento de los procesos y actividades, así como la gestión de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales de la Casa Editorial UADY.
7.3 Actos jurídicos, contratos y/o trámites
El Director General de Vinculación Universitaria será el encargado de solicitar a las instancias universitarias correspondientes la revisión de aquellos actos jurídicos, convenios, contratos y/o trámites relacionados con el proceso editorial de las obras, cuando de acuerdo con estas disposiciones se considere necesario o aplicable. En los casos que así se requiera, corresponderá a la Dirección de Asuntos Jurídicos revisar los contratos de edición, cesión de derechos y coedición
7.4 Alianzas con otras editoriales
El Director General de Vinculación Universitaria será el encargado, previa autorización del rector, de promover alianzas con otras editoriales o instituciones de reconocido prestigio y amplia circulación nacional e internacional.
7.5 Secretario del consejo editorial
El coordinador administrativo de publicaciones y promoción editorial, se desempeñará como secretario del Consejo Editorial.
Las facultades y responsabilidades del secretario del Consejo Editorial son las previstas en el Acuerdo de Rectoría Número Veintiséis, de fecha 8 de marzo de 2018.
8. Del consejo editorial
8.1 Integración
La integración, reglas de funcionamiento, así como las facultades y obligaciones del Consejo Editorial están previstas en el Acuerdo de Rectoría Número Veintiséis, de fecha 8 de marzo de 2018.
8.2 Remoción de los integrantes del consejo
Sin perjuicio de lo previsto en el punto NOVENO del Acuerdo de Rectoría Número Veintiséis, de fecha 8 de marzo de 2018, que faculta al rector para remover libremente a los integrantes del Consejo Editorial, estos podrán ser sustituidos cuando incurran en tres faltas de asistencia consecutivas injustificadas.
8.3 Conflicto de interés
Los miembros del Consejo Editorial serán excluidos o deberán de abstenerse de participar en aquellos procedimientos de evaluación en que exista o pudiere existir un conflicto de interés.
9. De la evaluación
9.1 Registro
El o los autores que estén interesados en que su obra, de carácter científico, sea publicada bajo el sello editorial de la Universidad deberán invariablemente someter sus escritos a los procesos de evaluación conforme a lo previsto en el Acuerdo de Rectoría Número Veintiséis, de fecha 8 de marzo de 2018, y el presente documento, con la finalidad de que el Consejo Editorial determine su calidad, pertinencia, innovación y, en su caso, beneficio para la Universidad y sociedad en general. El Director General de Vinculación Universitaria podrá en los casos que se considere que la publicación no sea de carácter científico y se dirija a un público general con el objeto de generar ingresos institucionales, definir según las circunstancias algún procedimiento alterno al Consejo Editorial para evaluar la obra y agilizar su publicación.
9.2 Obras inéditas
La Casa Editorial UADY, únicamente, recibirá aquellas obras que no hayan sido publicadas con anterioridad por otro sello editorial y que no se encuentren sometidas simultáneamente a otro proceso editorial.
9.3 De los dictaminadores
El Consejo Editorial, por cada obra que le turne el secretario, designará mínimo a dos dictaminadores para llevar a cabo el proceso de evaluación pertinente. Cuando el o los autores pertenezcan a la UADY, el Consejo Editorial vigilará que, de los dos dictaminadores designados para la revisión de la obra, solo uno sea integrante de la Universidad.
9.4 Perfil académico y profesional
Para ser designado como dictaminador por el Consejo Editorial se deberá:
- Contar con amplia experiencia en el área editorial;
- Ser persona honorable, de reconocido prestigio y competencia profesional, y
- Tener un perfil académico y/o profesional acorde con la temática de la obra en cuestión.
9.5 Doble ciego
Todas las propuestas de dictamen se realizarán siempre mediante el método de doble ciego; el o los autor no sabrá quién evalúa la obra y el dictaminador, a su vez, desconocerá quién es el o los autores de la obra.
9.6 Aspectos a analizar en la evaluación
Los dictaminadores evaluarán la calidad científica, técnica o literaria de los textos, basándose en su coherencia interna, pertinencia, innovación, contribución al avance del conocimiento del tema tratado, y utilización apropiada y especializada de la bibliografía.
Dicha evaluación deberá constar por escrito.
9.7 Propuesta de dictamen
Los dictaminadores deberán someter a consideración del Consejo Editorial una propuesta de dictamen, que podrá ser en alguno de los sentidos siguientes:
- El libro es publicable en su versión actual;
- El libro es publicable a reserva de que se incorporen las recomendaciones de los dictaminadores, o
- El libro no es susceptible de publicación.
El Consejo Editorial resolverá cualquier controversia respecto al sentido de los dictámenes. En caso de subsistir la inconformidad corresponderá al secretario informar al titular de la Dirección General de Vinculación Universitaria, previo acuerdo con el rector, resolver en definitiva.
9.8 Plazo para la emisión del dictamen
Los dictaminadores contarán con un plazo de 45 días hábiles para revisar la obra que les sea turnada para su evaluación, y remitir la propuesta de dictamen al Consejo Editorial.
Una vez que el Consejo Editorial reciba la propuesta de dictamen de los evaluadores que designó, tendrá un plazo de 10 días hábiles para expedir el dictamen definitivo en relación con la procedencia o improcedencia de la publicación de la obra. La coordinación del Consejo Editorial, podrá solicitar al secretario, la ampliación de los plazos indicados en los párrafos que anteceden, cuando sea necesario por las características, complejidad o extensión de la obra sujeta a evaluación.
10. Regalías
En los casos antes mencionados, se efectuará el pago de regalías en especie de la manera siguiente:
- El o los autores recibirán una regalía en especie, correspondiente a un total del 10% del tiraje de los ejemplares impresos de la obra, y
- En caso de que la obra sea aprobada solo para su distribución de manera electrónica, el o los autores recibirán una copia electrónica de la edición final del ejemplar.
Estas regalías se podrán modificar en caso de existir un contrato en el que se establezca un acuerdo diferente entre el o los autores y la Universidad.
11. De la publicación de obras
Para la publicación de una obra bajo el sello de la Casa Editorial UADY, se deberá llevar el proceso editorial siguiente:
Recepción de obra: El o los autores interesados deberán enviar la obra en formato digital, de acuerdo con la Guía de Estilo de la Casa Editorial UADY, al correo electrónico casa.editorial@correo.uady.mx. La obra se deberá enviar en conjunto con el formato de recepción alojado en la página web www.uady.mx/casa-editorial. Recibida una obra por la Coordinación Administrativa de Publicaciones y Promoción Editorial, esta la turnará al Consejo Editorial, en su caso, para que realice los procesos de evaluación correspondientes. En el supuesto del último párrafo del apartado 9.1, la CAPPE deberá informar al Director General de Vinculación Universitaria, para definir de manera conjunta las acciones a seguir para su publicación.
Consejo Editorial: La obra será revisada en primera instancia por el Consejo Editorial, en cuanto a su pertinencia, innovación y beneficio para la Universidad y el público en general. Posteriormente el Consejo Editorial asignará la obra a, por lo menos, dos dictaminadores, seleccionados conforme a lo previsto en el apartado 9.4 de estas políticas.
Dictaminadores: Entregarán una propuesta de dictamen al Consejo Editorial, conforme a lo señalado en las presentes políticas en los apartados 9.5, 9.6, 9.7 y 9.8.
En caso de que el libro sea publicable a reserva de que se incorporen las recomendaciones de los dictaminadores, estas deberán efectuarse por el o los autores en un plazo no mayor a 60 días hábiles, y someterse de nueva cuenta al Consejo Editorial para su revisión.
Contrato editorial: Para la publicación de obras en las que se acuerde con los autores el pago de regalías en efectivo, será necesario formalizar los contratos de edición y cesión de derechos entre el o los autores y la Universidad.
En el caso de obras destinadas a publicarse en acceso abierto, con pago único de regalías en especie o las que correspondan al último párrafo del apartado 9.1 de esta disposición, bastará con la aceptación de una carta de cesión de derechos, mediante la cual el autor transfiera los derechos patrimoniales necesarios para que la Universidad proceda a su publicación bajo dicha modalidad.
Edición de la obra: Posteriormente, la Coordinación Administrativa de Publicaciones y Promoción Editorial realizará la corrección de estilo y el diseño editorial.
Versión final: La presentación del producto final será conforme a lo que, de común acuerdo, decidan el o los autores y la Coordinación Administrativa de Publicaciones y Promoción Editorial.
Producción y distribución: Las obras se podrán producir en formatos impresos y/o en formatos electrónicos, en las plataformas con las que la Universidad tenga convenios de distribución.
La Universidad determinará, según sus necesidades, prioridades y viabilidad financiera, el formato y el número de ejemplares a reproducir. Las obras de investigación y divulgación científica se publicarán exclusivamente en acceso abierto, salvo aquellas que cuenten con financiamiento suficiente para su edición impresa. Solo se imprimirán las obras culturales que demuestren una demanda de mercado suficiente, y se pondrán a la venta en la Librería Universitaria y en los puntos de venta con los cuales se hayan establecido convenios de colaboración. La Casa Editorial UADY autorizará la reproducción del número indispensable de ejemplares para el cumplimiento de las obligaciones que, conforme al marco legal aplicable, correspondan.
Todo el proceso editorial tendrá una duración aproximada de 160 días hábiles, tiempo que dependerá de las características, complejidad o extensión de la obra sometida para su posible publicación en la Casa Editorial UADY. El plazo no contempla la demora en la que incurran el o los autores para incorporar las recomendaciones, cuando éstas sean señaladas por el Consejo Editorial.
12. Obras institucionales
No serán sujetas a los procesos evaluadores del Consejo Editorial las obras institucionales que, debido a su mercado potencial para la captación de recursos y el desarrollo sostenible de la Universidad, sean aprobadas directamente por el rector o por el Director General de Vinculación Universitaria. Estas obras podrán incluir publicaciones relacionadas con materiales estratégicos para la visibilidad y posicionamiento de la Universidad.
13. Certámenes
Podrán no serán sujetas a los procesos evaluadores del Consejo Editorial las obras que sean resultado de certámenes organizados por la Universidad, mismas que deberán ser aprobadas por un jurado de personas destacadas expertas en el área del conocimiento al que corresponda la publicación inscrita al certamen, de acuerdo con lo establecido en la convocatoria correspondiente..
14. Reediciones y reimpresiones
Únicamente se podrá reeditar o reimprimir una obra cuando el Consejo Editorial emita dictamen favorable para que se lleve a cabo la publicación.
15. De la coedición
15.1 Convenios de coedición
La Casa Editorial UADY propondrá al rector la celebración de convenios de coedición con otras instituciones o editoriales, a fin de publicar libros que resulten de interés común.
15.2 Contenido de los convenios de coedición
Los convenios de coedición especificarán las obligaciones, las atribuciones y los derechos de las partes, así como las demás condiciones y particularidades del acuerdo de coedición, tales como el formato de impresión, el tiraje, el precio de venta, las regalías, el reparto de los ejemplares, etc.
Así mismo, se establecerá quiénes serán los responsables del financiamiento del trabajo de edición y de la distribución de la obra.
16. De publicación a autores externos a la uady
Cuando el o los autores no pertenezcan a esta Casa de Estudios, solo podrán publicar bajo el sello de la Casa Editorial UADY cumpliendo con alguna de las condiciones siguientes:
- Si la obra es en coedición con la Casa Editorial UADY;
- Si la obra es el resultado de un certamen organizado por la Universidad;
- Si la Universidad considera que la obra es relevante para comunidad universitaria y la sociedad en general, por su contenido innovador, pertinente, de relevancia académica y/o cultural y con calidad técnica, para su difusión y distribución nacional e internacional.
17. De las traducciones
La Casa Editorial UADY podrá publicar traducciones de libros, cuando estos sean de especial interés para las funciones de docencia e investigación que realiza la Universidad, así como para fomentar la visibilidad de la producción académica.
18. De la distribución y comercialización
Cuando las obras se encuentren en versión impresa y/o digital, se colocarán en Librería Universitaria para su comercialización, en sus propios puntos de venta, en presentaciones de libros, en ciclos de conferencias, en ferias del libro, en las diversas librerías con las que tenga convenios de distribución, así como en cualquier otro lugar ya sea físico o virtual donde la CAPPE considere que la obra podrá ser adquirida por su lector potencial.
18.1 De la distribución gratuita
Cuando la Casa Editorial UADY, previo acuerdo con el Director General de Vinculación Universitaria, estime que ciertas obras se centran en la resolución de problemas prioritarios de la sociedad y en el marco de la Responsabilidad Social Universitaria, se reservará el derecho de colocar tales títulos bajo la modalidad de acceso abierto, en su plataforma digital, así como el derecho de imprimir ejemplares para su distribución gratuita.
